Об электронном документообороте

Бумажный документооборот в мире канцелярии считается уже анахронизмом, его сменяет электронный документооборот. Многие организации стремятся автоматизировать документационный процесс, чтобы перейти на документооборот без бумаги, ведь это принесет ощутимые выгоды из-за снижения затрат на поддержку бумажного оборота всяческих документов и качественного роста эффективности ведения бизнеса. Электронный документооборот внедряют с целью достижения определённых целей, связанных с общим улучшением качества ведения любого дела, а в некоторых вариантах и для достижения конкретных количественных свойств.

Плюсы и минусы электронной системыдокументооборота

Качественно произведенный переход к электронному документообороту имеет намного больше положительных последствий для дела, чем отрицательных. Но если проект внедрения СЭД недостаточно хорошо организовать, то плюсов автоматизации можно и не заметить. Перед тем, как начать внедрение, надо четко обозначить главные цели проекта. Желаемые цели автоматизации документооборота нельзя прописывать непонятными и трудно достижимыми.

Основные плюсы автоматизации документационных процессов включают в себя:

Систематизированное, структурированное и централизованное хранение всей необходимой документации в электронном варианте архива

Общий подход к обработке документа и процедурам формирования (согласование, регистрация и другое)

Применение стандартизованных форм всех документов, формирование документов по шаблонам

Не требуется много времени на поиск необходимого документа

Возможность аудита доступа пользователей к документации

Минусы включают в себя высокие начальные капиталовложения на внедрение электронного документооборота и необходимость проведения работы с целью обучения пользователей, которые будут пользоваться электронным документооборотом.